Statuts & Règlement intérieur du GRETh

STATUTS DU GRETh
RÈGLEMENT INTERIEUR DU GRETh

STATUTS DE L'ASSOCIATION GRETh

Dernière modification : 16 novembre 2022

Il est constitué entre les membres fondateurs et les futurs membres une Association soumise à la loi du 1^er juillet 1901, régie par les présents statuts et le règlement intérieur qui les complète.

Article 1 : DÉNOMINATION

L’Association a pour dénomination GRETh (Groupement pour la Recherche sur les Echangeurs Thermiques).

Article 2 : OBJET

L’Association a pour objet de constituer et faire fonctionner de manière pérenne une plateforme d’échanges, de formation et de services contribuant à l’amélioration de l’efficacité énergétique dans l’industrie, et ce, au bénéfice de ses membres.

A cette fin, elle :

regroupe les organismes non industriels intervenant dans le domaine de l’efficacité énergétique (organismes de recherche, centres techniques … ),
regroupe les industriels en recherche de progrès dans le domaine de l’efficacité énergétique, notamment les fabricants d’échangeurs, les utilisateurs d’échangeurs et les sociétés d’ingénierie,
recense les besoins de ces industriels et définit le cas échéant des programmes collectifs de recherche ainsi que leur mise en œuvre,
diffuse à ses membres, à des fins industrielles, les résultats de la recherche collective liée à l’activité de l’Association, et favorise la diffusion des résultats de la recherche de ses membres non industriels,
réalise une veille technologique, en diffuse les résultats à la collectivité de ses membres et développe entre ceux ci l’échange d’informations,
réalise des prestations de services (veille technologique, collecte et diffusion d’information, formations, et consultations ponctuelles) au bénéfice de ses membres,
en réponse aux demandes de ses membres industriels dans le domaine de l’efficacité énergétique, les oriente vers les plateformes technologiques et expérimentales de ses membres non industriels ou vers des prestataires spécialisés à même de répondre à leurs demandes.

Article 3 : SIÈGE

Le siège de l’Association est fixé au :

3 rue Lac du Mont Cenis, 73 290 La Motte-Servolex.

Article 4 : DURÉE

L’Association est constituée pour une durée illimitée. Elle pourra être dissoute selon les dispositions prévues à l’article 17 ci-après.

Article 5 : RESSOURCES

Les ressources de l’Association proviennent :

des contributions en espèces et en nature des membres actifs Associés,
des cotisations des membres actifs Utilisateurs,
des subventions de certains organismes, tant au niveau régional que national ou européen,
de la rémunération des services exécutés par l’Association pour ses membres,
de mise à disposition de personnel, le cas échéant

Article 6 : MEMBRES DE L’ASSOCIATION

6-1 – L’Association se compose de membres fondateurs, et de membres actifs (fondateurs ou non).

6-2 – Les membres fondateurs sont au nombre de quatre (4) à savoir :

l’ADEME (Agence de l’Environnement et de la Maîtrise de l’Energie)
le CETIAT (Centre Technique des Industries Aérauliques et Thermiques)
le CETIM (Centre Technique des Industries Mécaniques)
et le CEA (Commissariat à l’énergie atomique et aux énergies alternatives)

6-3 – Membres actifs

Peuvent être membres actifs de l’Association, les personnes morales, françaises ou étrangères, de droit public ou privé, et les personnes physiques qui adhérent à l’objet de l’Association tel que défini ci-dessus, participent régulièrement à ses activités et paient une cotisation annuelle de membre actif.

L’Association organise les activités de ses membres actifs autour de deux collèges :

- le collège des associés, ci-après « membres actifs Associés », regroupe les membres actifs contribuant aux ressources et aux programmes de l’Association et associés à son fonctionnement,
- le collège des utilisateurs, ci-après «membres actifs Utilisateurs », regroupe les autres membres actifs.

Les membres actifs personnes morales sont représentés dans l’Association par au moins un représentant participant aux activités de l’Association.

Les membres actifs Associés qui contribuent de manière significative aux ressources de l’Association, que ce soit via des contributions en nature, des contributions en fonds de soutien ou de la mise à disposition de personnel, ont la possibilité d’être représentés au Conseil d’Administration au titre du collège des membres actifs Associés dans les conditions définies à l’Article 9 ci-après.

Le règlement intérieur fixe les contributions minimales, en montant et en durée, qui permettent aux membres actifs Associés d’être représentés au Conseil d’Administration.

La cotisation annuelle des membres actifs Utilisateurs est fonction, pour les personnes morales, du nombre de leurs représentants contribuant aux décisions lors des Assemblées générales définies à l’Article 12, ce nombre étant lié à la taille des personnes morales membres actifs Utilisateurs.

Le règlement intérieur fixe les modalités de détermination des cotisations des membres actifs Utilisateurs.

Article 7 : ADHÉSION

7-1 – Pour devenir membre actif de l’Association, une demande d’adhésion écrite doit être adressée au Directeur Général de l’Association, en précisant, pour les personnes morales, la taille de la ou des équipes directement intéressée(s) à l’objet de l’Association, le ou les titres et noms de leurs représentants personnes physiques en charge de participer au fonctionnement de l’Association, et le collège auquel elles souhaitent appartenir.

7-2 – L’adhésion de tout nouveau membre actif entraîne de facto l’engagement de respecter toutes les dispositions des présents statuts et du règlement intérieur.

Les membres personnes morales s’engagent à désigner un nouveau représentant dès lors qu’un représentant désigné pour les représenter n’est plus en mesure de participer au fonctionnement de l’Association.

Article 8 : DÉMISSION – RADIATION

8-1 – La qualité de membre actif de l’Association se perd par :

- - démission,
  - dissolution pour quelque cause que ce soit de la personne morale membre,
  - radiation,
  - décès des personnes physiques membres.

8-2 – La démission d’un membre actif de l’Association doit être transmise au Directeur Général par lettre recommandée avec demande d’avis de réception avant le 31 Décembre de l’année concernée. Le démissionnaire perd sa qualité de membre actif de l’Association, mais reste redevable des engagements qu’il avait souscrits vis-à-vis de l’Association pour l’année en cours.

8-3 – Le Conseil d’Administration peut prononcer la radiation d’un membre actif après avoir préalablement entendu son représentant désigné pour les personnes morales et l’intéressé pour les personnes physiques. Celui-ci ne prend pas part à la délibération.

8-4 – La radiation d’un membre actif peut être décidée soit pour défaut de paiement de la cotisation au plus tard dans les deux (2) mois de son appel et après l’envoi d’une lettre de réclamation recommandée avec demande d’avis de réception, soit pour tout autre motif légitime.

8-5 – Toute radiation doit être notifiée au membre concerné par lettre recommandée avec demande d’avis de réception, par le Président du Conseil d’Administration.

Article 9 : CONSEIL D’ADMINISTRATION

9-1 - L’Association est administrée par un Conseil d’Administration comportant un nombre pair d’administrateurs, au minimum 8 et au maximum 12 pour moitié issus de chacun des collèges.

Le Conseil d’Administration est renouvelé tous les trois (3) ans.

Les administrateurs sont choisis parmi les représentants des membres actifs de la façon suivante :

- - les administrateurs issus du collège des membres actifs Associés, sont proposés par leurs organismes et élus lors des Assemblées Générales prévue pour le renouvellement du Conseil d’Administration, suivant des modalités définies dans le règlement intérieur.
  - les administrateurs issus du collège des membres actifs Utilisateurs sont élus lors de l’Assemblée Générale prévue pour le renouvellement du Conseil d’Administration, suivant des modalités définies dans le règlement intérieur.

Le nombre d’administrateurs issus du collège des membres actifs Utilisateurs est égal au nombre d’administrateurs issus du collège des membres actifs Associés. En cas de vacance, le Conseil d’Administration coopte un administrateur parmi les représentants des membres dans le collège insuffisamment représenté.

La durée du mandat d’administrateur est de trois (3) ans; les administrateurs sortant sont rééligibles sans limitation de nombre de mandats.

Les administrateurs exercent gratuitement leur mandat. Toutefois, ils pourront obtenir le remboursement des dépenses engagées pour les besoins de l’Association, sur justificatifs.

9-2 - Le Conseil d’Administration est investi des pouvoirs d’administration de l’Association.

Notamment :

- - Immédiatement après chaque renouvellement du Conseil d’Administration, il élit pour la durée du mandat de ses administrateurs, un Président et un Vice président parmi ses administrateurs, de préférence issus de chacun des collèges ;
  - Il nomme un Directeur Général comme mentionné ci-après à l’Article 11 ;
  - Il organise, le cas échéant, un Conseil scientifique constitué de personnalités reconnues comme éminentes dans le domaine de l’Association, et lui confie des missions ponctuelles ou une mission permanente pour préciser les grandes orientations de l’Association, au vu notamment des besoins de ses membres ;
  - Il définit la stratégie de développement et de communication qui devra être mise en œuvre par l’Association ;
  - Il statue sur toutes les questions relatives au fonctionnement de l’Association, en en référant lorsque nécessaire à l’Assemblée Générale réunie en session ordinaire ;
  - Il s’assure que l’Association dispose des moyens nécessaires pour l’exécution de ses décisions et notamment que les ressources de l’Association lui permettent de fonctionner conformément à son objet ;
  - Il prépare le règlement intérieur destiné à développer les modalités d’application des présents statuts, et, lorsque nécessaire, des modifications des statuts, et les soumet à l’approbation de l’Assemblée Générale ;
  - Il établit chaque année un rapport d'activité et de gestion pour l’année écoulée et le budget prévisionnel de l’année suivante en tenant compte des contributions prévues pour les membres actifs Associés et en proposant des cotisations des membres actifs Utilisateurs; il soumet ces éléments à l’approbation de l’Assemblée Générale comme mentionné ci-après à l’Article 12 ;
  - Outre le rapport de gestion et le budget prévisionnel qui sont préparés par le CA, celui-ci arrête également les comptes de l’exercice ;
  - Il propose, le cas échéant la dissolution de l’Association.

9-3 - Le Conseil d’Administration se réunit chaque fois qu’il est nécessaire et au moins deux fois par an, en principe en Juin, notamment pour l’arrêté des comptes de l’exercice écoulé et en Décembre. En outre, il doit obligatoirement être réuni lorsque plus de la moitié des administrateurs le demande.

Il est convoqué par son Président, ou en cas d’absence ou d’impossibilité de ce dernier, par le Vice-président, quinze (15) jours au moins à l’avance et par écrit (courrier, télécopie ou email avant la fin du mois de juin et au plus tard six mois après le précédent, sauf urgence exceptionnelle. La convocation doit indiquer les questions qui seront à l’ordre du jour. Elle doit également indiquer l’heure et le lieu de la réunion. Les administrateurs empêchés de se déplacer peuvent se joindre aux réunions de Conseil d’Administration en conférence téléphonique ou visio-conférence.

Un administrateur peut exceptionnellement se faire représenter aux réunions du Conseil d’Administration par un autre administrateur issu du même collège. Chaque administrateur présent ne peut détenir plus d’un (1) pouvoir.

Le Conseil d’Administration n’est valablement réuni que si le nombre des administrateurs présents ou représentés est supérieur ou égal à la moitié des membres le composant dans chacun des collèges.

Les décisions du Conseil d’Administration sont prises à la majorité des administrateurs présents et représentés. En cas de ballotage, le Président n’a pas voix prépondérante et la décision doit être revue pour permettre son adoption à la majorité.

Les délibérations du Conseil d’Administration sont constatées par des procès-verbaux conservés au siège de l’Association. Ils sont signés par le Président du Conseil d’Administration, ou par le Vice-président en cas d’impossibilité du Président, et par un autre administrateur du collège auquel n’appartient pas le président de séance.

Article 10 : PRÉSIDENT ET VICE-PRÉSIDENT DE L’ASSOCIATION

10-1 - Le Président et le Vice-président de l’Association, personnes physiques, sont élus lors du Conseil d’Administration qui suit l’Assemblée Générale qui procède à un renouvellement du Conseil d’Administration. Ils sont choisis parmi les membres de ce Conseil d’Administration. Ils sont élus pour une durée de trois (3) ans et rééligibles sans limitation de mandats. Les fonctions de Président et de Vice-président ne sont pas rémunérées.

10-2 - Le Président représente l’Association vis à vis des tiers.
Il convoque le Conseil d’Administration et préside ses séances.
Il préside l’Assemblée Générale visée à l’article 12 ci-après.
Il est responsable de l’engagement des dépenses de l’Association.
Il notifie toute éventuelle radiation d’un membre conformément aux dispositions du 8.5 ci-dessus.

10-3 - Le Vice-président remplace le Président en cas d’absence ou d’impossibilité de ce dernier ; dans ce cas il a les mêmes pouvoirs que le Président tels que définis au 10-2 ci-dessus. Dans l’hypothèse où le poste de Président serait vacant, le Vice-président assumerait la Présidence de l’Association jusqu’à la réunion du Conseil d’Administration suivant l’Assemblée Générale appelée à renouveler les administrateurs.

Article 11 : DIRECTEUR GÉNÉRAL

11-1 – Un Directeur Général est nommé par le Conseil d’Administration. Il peut être démis de ses fonctions par le Conseil d’Administration.

11-2 – Le Directeur Général est chargé, en fonction des instructions qu’il reçoit du Conseil d’Administration, d’assurer le développement et la gestion opérationnelle de l’Association. Il lui appartient donc notamment :

- - de recevoir les demandes d’adhésions à l’Association et de les transmettre au Conseil d’Administration pour décision ;
  - de recevoir les contributions monétaires des membres actifs Associés et de procéder chaque année, à l’appel des cotisations auprès des membres actifs Utilisateurs, et de s’assurer de leur règlement ;
  - d’engager les dépenses courantes de l’Association dans le cadre du budget annuel arrêté par le Conseil d’Administration ; il a pour cela délégation de signature permanente jusqu’à un montant maximal fixé par le règlement intérieur. Une délégation de signature pour tout autre acte peut lui être donnée spécifiquement par courrier signé par le Président de l’Association ;
  - d’assumer la comptabilité de l’Association qui devra être tenue au siège sous sa responsabilité ;
  - de faire fonctionner les services de veille technologique, diffusion d’information, formations, et consultations ponctuelles ;
  - d’assumer la gestion du personnel de l’Association ;
  - d’organiser les échanges entre les membres, notamment via l’organisation de journées techniques, et de recueillir les demandes, propositions et besoins de chacun d’eux dans le domaine d’intervention de l’Association.

11-3 – Le Directeur Général assiste aux réunions du Conseil d’Administration avec voix consultative.

Article 12 : ASSEMBLÉE GÉNÉRALE DE L’ASSOCIATION

12-1 - L’Assemblée Générale de l’Association regroupe tous les représentants des membres actifs de l’Association, sous la présidence du Président du Conseil d’Administration, ou en cas d’absence de ce dernier, du Vice-Président.

Chaque représentant des membres dispose d’un droit de vote et peut être porteur d’au plus d’un (1) pouvoir.

Des personnes extérieures peuvent être invitées aux réunions d’Assemblée Générale à l’initiative du Président du Conseil d’Administration et/ou du Directeur Général de l’Association, sans droit de vote.

12-2 – L’Assemblée Générale ordinaire se tient une fois par an sur convocation du Président de l’Association sans quorum, à l’effet de :

- - soumettre à l’approbation des membres de l’Association un rapport d’activité et de gestion concernant l’année écoulée incluant un bilan comptable, un budget prévisionnel incluant les contributions prévues par les membres actifs Associés, et la proposition de grille de cotisation des membres actifs Utilisateurs, tous ces éléments ayant été préparés ou arrêtés par le Conseil d’Administration ;
  - procéder lorsque nécessaire, i.e tous les trois (3) ans, au renouvellement du Conseil d’Administration dans le cadre d’élections tenues selon des modalités définies dans le règlement intérieur ;
  - se prononcer sur tous éléments d’intérêt pour l’Association et qui ne relève pas de la compétence exclusive d’une l’Assemblée Générale extraordinaire ;
  - permettre aux membres, notamment Utilisateurs, d’exprimer leurs besoins en matière de formation, de veille technologique, d’outils spécifiques de calcul, de partenariat de R&D dans le domaine des systèmes thermiques.

Les votes de l’Assemblée Générale ordinaire sont prononcés à la majorité des représentants des membres présents ou représentés.

12-3 - L’Assemblée Générale est convoquée par le Président en séance extraordinaire en cas de proposition de modification des statuts et/ou du règlement intérieur par le Conseil d’Administration, et en cas de projet de dissolution :

- - L’Assemblée Générale réunie en séance extraordinaire ne peut se tenir qu’en présence d’un quorum de 30% des représentants des membres.
  - Les votes de l’Assemblée Générale réunie en séance extraordinaire sont prononcés à la majorité des deux tiers (2/3) des représentants des membres présents ou représentés.

12-4 - Les délibérations de l’Assemblée Générale sont constatées par des procès-verbaux conservés au siège de l’Association. Ils sont signés par le Président de séance.

Article 13 : COMMISSAIRE AUX COMPTES

Un commissaire aux comptes, inscrit sur la liste visée à l’article l 225-219 du Code de Commerce, et nommé pour une durée de six (6) exercices doit examiner les comptes annuels de l’Association et présenter un rapport lors de la réunion du Conseil d’Administration appelé à se prononcer chaque année sur les comptes de l’Association. Un commissaire aux comptes suppléant est également nommé pour une durée identique à celle du commissaire aux comptes titulaire.

Article 14 : DISSOLUTION – LIQUIDATION

A titre exceptionnel, l’Assemblée Générale à laquelle doit être soumise la dissolution anticipée de l’Association devra être convoquée au moins un mois à l’avance par lettre recommandée avec demande d’avis de réception adressée à tous les membres via leurs représentants et au commissaire aux comptes.

La dissolution en pourra être décidée par l’Assemblée Générale qu’à la majorité spéciale des deux tiers (2/3) des représentants des membres présents et représentés, comme prévu à l’article 12-3 ci-dessus. Le Conseil d’Administration devra alors nommer un ou plusieurs liquidateurs chargés de la liquidation des biens de l’Association.

Il est dès à présent convenu que, lors de la clôture de la liquidation, le bonus éventuel de la liquidation sera attribué à toute association déclarée ayant un objet similaire ou à tout établissement public ou privé reconnu d’utilité publique.

Article 15: EXERCICE

L’exercice de l’Association commence le 1er janvier et s’achève le 31 décembre de la même année.

RÈGLEMENT INTERIEUR

Association régie par la loi du 1er Juillet 1901

Dernière modification : 16 novembre 2022

PRÉAMBULE

Le présent document, ci-après « règlement intérieur », annule et remplace le règlement intérieur établi lors de la création du GRETh, régularisé en date du 14 janvier 1994 et modifié par décision du Conseil d'Administration n°55 du 5 octobre 2016 et approuvé par l'Assemblée Générale Mixte du 16 novembre 2016.

Le 17 septembre 2015, à l’unanimité des membres présents et représentés et aux conditions statutaires de quorum requis, le Conseil d’administration en exercice a modifié et adopté de nouveaux statuts.

La modification statutaire a été ultérieurement approuvée lors de l’assemblée générale extraordinaire du 18 novembre 2015.

Compte tenu de l’évolution statutaire, et sur proposition du Conseil d'Administration n°65 du 18 octobre 2022, le présent règlement intérieur est établi.

Article 1 : Adhésions

1.1 – Les adhésions, démissions et radiations des « membres actifs utilisateurs » sont tenues à jour par le Directeur Général. Les appels de cotisations, déterminées conformément aux dispositions de l’article 12-2 des statuts de l’Association, sont adressés aux représentants définis des « membres actifs utilisateurs » sous la responsabilité du Directeur Général.

1.2 – Sous réserve des dispositions de l’article 1.3 du présent Règlement Intérieur, une adhésion est valable pour une année civile (du 1er janvier au 31 décembre de l’année en cours). L’adhésion se poursuivra d’une année sur l’autre par tacite reconduction sous réserve des dispositions de l’article 2 du présent Règlement.

1.3 – Pour les demandes d’adhésion parvenant à partir du 1er juillet, l’adhésion se fait au prorata des mois restant à courir pour l’année y compris le mois de la date effective d’adhésion. Cette adhésion engage l’adhérent pour un renouvellement pour l’année civile suivante en sus des mois restant à courir pour l’année commencée.

A la date de l’adoption du présent Règlement Intérieur et à partir de l'exercice 2023, les cotisations des « membres actifs utilisateurs » sont fixées en fonction de leur forme et de l’importance de leur structure, conformément à l’article 6.3 des statuts, et répertoriées dans le tableau qui suit :

TYPE D’ADHESION	CONDITIONS A REUNIR
ESSENTIEL	Réservée aux personnes physiques, aux entreprises unipersonnelles aux artisans et sociétés d'un nombre de salariés ≤5 et ayant un chiffre d'affaires < 500 k€*
PREMIUM Niveau 1	Réservée aux entreprises, Universités / Ecoles / Laboratoires publics ayant un nombre de salariés < 50*
PREMIUM Niveau 2	Réservé aux entreprises ayant un nombre de salariés > 50 et < 250*
PREMIUM Niveau 3	Réservé aux entreprises ayant un nombre de salariés > 250 et < 2000*
PREMIUM Niveau 4	Réservé aux entreprises ayant un nombre de salariés > 2000*

* Basé sur le Chiffre d'Affaires ou effectif de l'année N-1

Les montants des cotisations sont fixés chaque année par délibération de l’Assemblée Générale Ordinaire conformément aux dispositions de l’article 12.2 des statuts et inscrits dans la convention d’adhésion accessible en permanence sur le portail WEB du GRETh (www.greth.fr). Les montants 2023 des cotisations et des frais d’inscriptions des membres actifs utilisateurs sont indiqués en annexe 1 du présent règlement intérieur.

L’adhérent PREMIUM Niveau 4 peut faire adhérer le groupe dans sa globalité ou un service de ce groupe. Dans ce dernier cas, seul le service adhérent peut détenir les login et mot de passe. Si un autre service souhaite bénéficier des prestations, il lui faudra alors adhérer. Cette possibilité est offerte afin de ne pas pénaliser le service demandeur par une cotisation trop élevée au regard du nombre de personnes concernées.

1.4 – Les adhésions ou confirmations d’adhésions ainsi que les engagements des « membres actifs associés » sont enregistrées par le Directeur Général.

Les engagements seront établis et enregistrés tous les ans en amont de chaque Assemblée Générale Ordinaire annuelle.

Au jour de l’adoption du présent Règlement Intérieur et pour l’exercice suivant, les contributions des « membres actifs associés » enregistrées par l’Association doivent représentée une contribution ferme correspondant à un engagement de partenariat durable dans l’intérêt de l’association et aux bénéfices de ces membres pour le premier exercice suivant.

L’engagement de partenariat durable peut prendre la forme de tous travaux de prestations, d’études ou de projets pluripartenaires en lien direct avec l’objet de l’association et aux bénéfices de ses membres (réalisation de bulletins de veille, organisation et réalisation d’événements, diffusions d’informations, participation à des projets partenariaux,…) et/ou de soutien financier direct à condition que l’évaluation de ces contributions représente un montant financier total supérieur
à deux fois le montant de l’adhésion de niveau PREMIUM 4 dont, à minima, une contribution en numéraire égale ou supérieur au montant de l’adhésion de niveau PREMIUM 4.

L’évaluation du montant des contributions proposées par une entité souhaitant devenir membre actif associé sera fournie par le demandeur et soumise à validation par le Conseil d’Administration.

En cas de désaccord sur le niveau du montant, une évaluation par un tiers pourra être exigée par le Conseil d’Administration du GRETh et sera réalisée aux frais du demandeur.

Ces contributions ouvrent droit, conformément aux dispositions des articles 6.3 et 9.1 des statuts, de proposer un représentant au Conseil d’Administration en dehors de la procédure de candidature définie à l’article 5 du présent règlement.

Article 2 : Résiliation d’adhésion

Conformément aux dispositions de l’article 8.2 des statuts, la démission d’un membre actif de l’Association doit être notifiée par courrier recommandé avec accusé de réception.

Le membre actif doit notifier sa démission le 31 décembre de l’année en cours au plus tard.

Le démissionnaire perd les avantages afférent à sa qualité de « membre actif » de l’Association mais reste redevable de ses engagements et notamment de son obligation de régler l’adhésion.

Article 3 : Conseil d’Administration

3.1 – Composition

La composition du Conseil d’administration est définie à l’article 9 des statuts de l’Association.

Le Conseil d’Administration est composé de 8 à 12 administrateurs répartis de manière égalitaire en deux collèges.

Le collège des « membres actifs associés » est constitué d’administrateurs proposés par les « membres actifs associés » et élus par l’Assemblée Générales des membres.

Le collège des « membres actifs utilisateurs » est constitué d’administrateurs élus par l’Assemblée Générale des membres.

L’un ou l’autre des collèges peut être constitué de 4 à 6 administrateurs issus de la même entité.

En cas de vacance d’un siège, le Conseil d’Administration coopte un administrateur parmi les membres actifs du collège insuffisamment représenté.

3.2 – Défaillance d’un collège

En cas de défaillance d’un des deux collèges par l’absence de représentation des membres actifs qu’il est censé représenter, l’association pourra fonctionner, de manière exceptionnelle et temporaire, avec un seul collège composé d’au moins quatre administrateurs.

Dans cette hypothèse, le Conseil d’Administration devra, dans un délai raisonnable à compter du constat de la dite défaillance, inviter le Directeur Général à engager des procédures de recherche d’entité pouvant accéder au statut de « membre actif » concerné.

3.3 – Élection

Le Conseil d’Administration est élu pour une durée de trois années.

Conformément aux dispositions de l’article 12.2 des statuts, le Conseil d’Administration est élu par l’Assemblée Générale.

Au plus tard deux mois avant la tenue de l’Assemblée Générale Ordinaire, le Président du Conseil d’Administration adresse, par courrier électronique avec accusé de réception, un appel à candidatures à l’ensemble des membres actifs.

Cet appel précise :

- Les noms et collèges des administrateurs représentant des membres de droit du Conseil d’Administration (« membres actifs associés ») ;

- Le nombre de sièges à pourvoir dans chaque collège, déduction faite, pour le collège des « membres actifs associés » des membres de droit précités, et dans le respect de la parité entre collèges susvisée ;

- Les noms et collèges des administrateurs en fonction ayant manifesté leur volonté de poursuivre l’exercice de leurs fonctions.

L’appel à candidatures est clos 4 semaines avant la date de tenue de l’Assemblée Générale.
Chaque membre actif dispose d’une voix.

Le vote personnel de chaque représentant de membre actif doit être le mode privilégié d’expression du scrutin.

Un matériel de vote est adressé à chaque membre actif par le Directeur Général suivant courrier ou courriel, au plus tard, une semaine après la clôture de l’appel des candidatures.

Le vote de chaque membre est reçu par le Directeur Général jusqu’à la veille de l’Assemblée Générale. Chaque membre a également la possibilité de faire enregistrer son vote sur place lors de l’Assemblée Générale et avant l’ouverture de cette dernière.

Le dépouillement est réalisé au cours de l’Assemblée Générale et les résultats immédiatement annoncés.

Conformément à l’article 9.2 des statuts, le Conseil d’Administration nouvellement élu se réunit la fin de l’Assemblée Générale et procède à l’élection de son Président et de son Vice-Président, chacun représentant, de préférence, l’un des deux collèges.

Article 4 : Assemblée Générale

4.1 – Assemblée générale ordinaire

L’assemblée générale ordinaire est convoquée par le Président du Conseil d’Administration par courriel avec accusé de réception ou par courrier recommandé au moins un mois avant sa tenue.

La convocation spécifie l’ordre du jour avec le détail des résolutions qui seront soumises au vote.

Les décisions sont prises sans condition de quorum.

Chaque adhérent à jour de cotisation peut voter soit par courrier, par vote électronique ou par dépôt dans l’urne le jour de l’Assemblée Générale.

Un adhérent peut donner pouvoir à un autre adhérent en vue de voter à l’Assemblée Générale. Chaque adhérent ne peut être porteur que d’un seul et unique pouvoir.

4.2 – Assemblée Générale Extraordinaire

L’assemblée générale extraordinaire est convoquée par le Président du Conseil d’Administration par courriel avec accusé de réception ou par courrier recommandé au moins un mois avant sa tenue.

La convocation spécifie l’ordre du jour avec le détail des résolutions qui seront soumises au vote.

Les décisions sont prises sous condition de quorum égal à 30% de membres présents ou représentés.
Chaque adhérent à jour de cotisation peut voter soit par courrier, par vote électronique ou par dépôt dans l’urne le jour de l’Assemblée Générale.

Un adhérent peut donner pouvoir à un autre adhérent en vue de voter à l’Assemblée Générale. Chaque adhérent ne peut être porteur que d’un seul et unique pouvoir.

Article 5 : Personnel de l’Association

5.1 – Directeur Général

Le Directeur Général est nommé par le Conseil d’Administration en conformité aux dispositions de l’article 11 des statuts.

Sa fonction peut être exercée à temps plein ou à temps partiel.

Dans le cadre de l’exercice de ses fonctions, le Directeur Général dispose d’une délégation permanente de signature jusqu’à un montant d’engagement de 5000,00 € (cinq mille euros) HT.

Au-delà de cette somme et jusqu’à 10 000 € (dix mille euros) HT, le directeur dispose également d’une délégation de signature mais doit obligatoirement en informer le Président par courriel avec accusé de réception ou par courrier recommandé avec accusé de réception. Au delà de 10 000 € (dix mille euros) HT, l’accord formel préalable du Président est nécessaire.

En cas de vacance du poste, le Président du Conseil d’Administration doit organiser un Conseil d’Administration à l’ordre du jour duquel sera portée la nomination d’un nouveau Directeur Général.

Si le poste demeure vacant à l’issue de ce Conseil d’Administration, le Conseil d’Administration désigne, en son sein, un Directeur Général par Intérim, lequel sera chargé de mettre à l’ordre du jour du prochain Conseil d’Administration la nomination du nouveau Directeur Général.

La durée maximale de l’Intérim est fixée à un exercice comptable.

Conformément à l’article 11.2 des statuts, la gestion du personnel est assumée par le Directeur Général.

Dans le respect de l’objet de l’Association et compte tenu des contributions personnelles du Directeur Général dans le fonctionnement administratif, technique et financier de l’association, les fonctions permanentes suivantes doivent être assurées :

- Administration, accueil et gestion matérielle de l’Association ;

- Support informatique permanent indispensable à la gestion du réseau informatique, du site Internet de l’Association, de la base de données et des accès à ces moyens par les membres actifs ;

- Réponse technique adaptée aux missions permanentes et ponctuelles de l’Association notamment quant à la prise en charge des questions techniques des membres actifs utilisateurs et à l’orientation de ceux-ci, le cas échéant, vers des plateformes technologiques et expérimentales adaptées ;

- Représentation auprès des adhérents et des institutions.

Ces fonctions devront être assurées en conformité avec l’objet de l’Association tel que défini en l’article 2 des statuts tant par des salariés et/ou des sous-traitants adaptés et/ou par la mise à disposition de personnel(s) par un ou des membres actifs associés.

Article 6 : Propriété Intellectuelle

L’association n’a pas pour objet d’intervenir dans le domaine de la propriété intellectuelle.

Article 7 : Confidentialité

De par son adhésion, chaque membre s’engage à ne pas diffuser tout ou partie des documents, images et, de manière générale, de l’information réservée aux adhérents sans accord préalable et écrit du Directeur Général.

Cette obligation de confidentialité est due pendant toute la durée de l’adhésion et perdure pendant 5 ans en suite de la perte de qualité de membre quel que soit le motif de cette perte.

Article 8 : Modification du règlement Intérieur

Si nécessaire, le présent Règlement Intérieur, en toutes ses dispositions, pourra être modifié sur proposition du Conseil d’Administration.

Les modifications entreront en vigueur dès leur approbation par l’Assemblée Générale, réunie en session extraordinaire, dans les modalités prévues par l’article 12.3 des statuts de l’Association.