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Règlement intérieur

REGLEMENT INTERIEUR

Association régie par la loi du 1er Juillet 1901
Dernière modification : 16 novembre 2016

 

PRÉAMBULE

Le présent document, ci-après « règlement intérieur », annule et remplace le règlement intérieur établi lors de la création du GRETh, régularisé en date du 14 janvier 1994 et non modifié depuis.

Le 17 septembre 2015, à l’unanimité des membres présents et représentés et aux conditions statutaires de quorum requis, le Conseil d’administration en exercice a modifié et adopté de nouveaux statuts.

La modification statutaire a été ultérieurement approuvée lors de l’assemblée générale extraordinaire du 18 novembre 2015.

Compte tenu de l’évolution statutaire, le présent règlement intérieur est établi.

Article 1 : Adhésions

1.1 – Les adhésions, démissions et radiations des « membres actifs utilisateurs » sont tenues à jour par le Directeur Général. Les appels de cotisations, déterminées conformément aux dispositions de l’article 12-2 des statuts de l’Association, sont adressés aux représentants définis des « membres actifs utilisateurs » sous la responsabilité du Directeur Général.

1.2 – Sous réserve des dispositions de l’article 1.3 du présent Règlement Intérieur, une adhésion est valable pour une année civile (du 1er janvier au 31 décembre de l’année en cours). L’adhésion se poursuivra d’une année sur l’autre par tacite reconduction sous réserve des dispositions de l’article 2 du présent Règlement.

1.3 – Pour les demandes d’adhésion parvenant à partir du 1er juillet, l’adhésion se fait au prorata des mois restant à courir pour l’année y compris le mois de la date effective d’adhésion. Cette adhésion engage l’adhérent pour un renouvellement pour l’année civile suivante en sus des mois restant à courir pour l’année commencée.

A la date de l’adoption du présent Règlement Intérieur et pour les exercices 2016 à 2019, les cotisations des « membres actifs utilisateurs » sont fixées en fonction de leur forme et de l’importance de leur structure, conformément à l’article 6.3 des statuts, et répertoriées dans le tableau qui suit :

TYPE D’ADHESION CONDITIONS A REUNIR
ESSENTIEL Réservée aux personnes physiques, aux entreprises unipersonnelles aux artisans et sociétés d'un nombre de salariés ≤5 et ayant un chiffre d'affaires < 500 k€*
PREMIUM Niveau 1 Réservée aux entreprises ayant un nombre de salariés < 50*
PREMIUM Niveau 2 Réservé aux entreprises ayant un nombre de salariés > 50 et < 2000*
PREMIUM Niveau 3 Réservé aux entreprises ayant un nombre de salariés > 2000*

* Basé sur le Chiffre d'Affaires ou effectif de l'année N-1

Les montants des cotisations sont fixés chaque année par délibération de l’Assemblée Générale Ordinaire conformément aux dispositions de l’article 12.2 des statuts et inscrits dans la convention d’adhésion accessible en permanence sur le portail WEB du GRETh (www.greth.fr). Les montants 2017 des cotisations et des frais d’inscriptions des membres actifs utilisateurs sont indiqués en annexe 1 du présent règlement intérieur.

L’adhérent PREMIUM Niveau 3 peut faire adhérer le groupe dans sa globalité ou un service de ce groupe. Dans ce dernier cas, seul le service adhérent peut détenir les login et mot de passe. Si un autre service souhaite bénéficier des prestations, il lui faudra alors adhérer. Cette possibilité est offerte afin de ne pas pénaliser le service demandeur par une cotisation trop élevée au regard du nombre de personnes concernées.

1.4 – Les adhésions ou confirmations d’adhésions ainsi que les engagements des « membres actifs associés » sont enregistrées par le Directeur Général.

Les engagements seront établis et enregistrés tous les ans en amont de chaque Assemblée Générale Ordinaire annuelle.

Au jour de l’adoption du présent Règlement Intérieur et pour l’exercice suivant, les contributions des « membres actifs associés » enregistrées par l’Association doivent représentée une contribution ferme correspondant à un engagement de partenariat durable dans l’intérêt de l’association et aux bénéfices de ces membres pour le premier exercice suivant.

L’engagement de partenariat durable peut prendre la forme de tous travaux de prestations, d’études ou de projets pluripartenaires en lien direct avec l’objet de l’association et aux bénéfices de ses membres (réalisation de bulletins de veille, organisation et réalisation d’événements, diffusions d’informations, participation à des projets partenariaux,…) et/ou de soutien financier direct à condition que l’évaluation de ces contributions représente un montant financier total supérieur
à deux fois le montant de l’adhésion de niveau PREMIUM 3 dont, à minima, une contribution en numéraire égale ou supérieur au montant de l’adhésion de niveau PREMIUM 3.

L’évaluation du montant des contributions proposées par une entité souhaitant devenir membre actif associé sera fournie par le demandeur et soumise à validation par le Conseil d’Administration.

En cas de désaccord sur le niveau du montant, une évaluation par un tiers pourra être exigée par le Conseil d’Administration du GRETh et sera réalisée aux frais du demandeur.

Ces contributions ouvrent droit, conformément aux dispositions des articles 6.3 et 9.1 des statuts, de proposer un représentant au Conseil d’Administration en dehors de la procédure de candidature définie à l’article 5 du présent règlement.

Article 2 : Résiliation d’adhésion

Conformément aux dispositions de l’article 8.2 des statuts, la démission d’un membre actif de l’Association doit être notifiée par courrier recommandé avec accusé de réception.

Le membre actif doit notifier sa démission le 31 octobre de l’année en cours au plus tard.

Le démissionnaire perd les avantages afférent à sa qualité de « membre actif » de l’Association mais reste redevable de ses engagements et notamment de son obligation de régler l’adhésion.

Article 3 : Conseil d’Administration

3.1 – Composition

La composition du Conseil d’administration est définie à l’article 9 des statuts de l’Association.

Le Conseil d’Administration est composé de 8 à 12 administrateurs répartis de manière égalitaire en deux collèges.

Le collège des « membres actifs associés » est constitué d’administrateurs proposés par les « membres actifs associés » et élus par l’Assemblée Générales des membres.

Le collège des « membres actifs utilisateurs » est constitué d’administrateurs élus par l’Assemblée Générale des membres.

L’un ou l’autre des collèges peut être constitué de 4 à 6 administrateurs issus de la même entité.

En cas de vacance d’un siège, le Conseil d’Administration coopte un administrateur parmi les membres actifs du collège insuffisamment représenté.

3.2 – Défaillance d’un collège

En cas de défaillance d’un des deux collèges par l’absence de représentation des membres actifs qu’il est censé représenter, l’association pourra fonctionner, de manière exceptionnelle et temporaire, avec un seul collège composé d’au moins quatre administrateurs.

Dans cette hypothèse, le Conseil d’Administration devra, dans un délai raisonnable à compter du constat de la dite défaillance, inviter le Directeur Général à engager des procédures de recherche d’entité pouvant accéder au statut de « membre actif » concerné.

3.3 – Élection

Le Conseil d’Administration est élu pour une durée de trois années.

Conformément aux dispositions de l’article 12.2 des statuts, le Conseil d’Administration est élu par l’Assemblée Générale.

Au plus tard deux mois avant la tenue de l’Assemblée Générale Ordinaire, le Président du Conseil d’Administration adresse, par courrier électronique avec accusé de réception, un appel à candidatures à l’ensemble des membres actifs.

Cet appel précise :

- Les noms et collèges des administrateurs représentant des membres de droit du Conseil d’Administration (« membres actifs associés ») ;

- Le nombre de sièges à pourvoir dans chaque collège, déduction faite, pour le collège des « membres actifs associés » des membres de droit précités, et dans le respect de la parité entre collèges susvisée ;

- Les noms et collèges des administrateurs en fonction ayant manifesté leur volonté de poursuivre l’exercice de leurs fonctions.

L’appel à candidatures est clos 4 semaines avant la date de tenue de l’Assemblée Générale.
Chaque membre actif dispose d’une voix.

Le vote personnel de chaque représentant de membre actif doit être le mode privilégié d’expression du scrutin.

Un matériel de vote est adressé à chaque membre actif par le Directeur Général suivant courrier ou courriel, au plus tard, une semaine après la clôture de l’appel des candidatures.

Le vote de chaque membre est reçu par le Directeur Général jusqu’à la veille de l’Assemblée Générale. Chaque membre a également la possibilité de faire enregistrer son vote sur place lors de l’Assemblée Générale et avant l’ouverture de cette dernière.

Le dépouillement est réalisé au cours de l’Assemblée Générale et les résultats immédiatement annoncés.

Conformément à l’article 9.2 des statuts, le Conseil d’Administration nouvellement élu se réunit la fin de l’Assemblée Générale et procède à l’élection de son Président et de son Vice-Président, chacun représentant, de préférence, l’un des deux collèges.

Article 4 : Assemblée Générale

4.1 – Assemblée générale ordinaire

L’assemblée générale ordinaire est convoquée par le Président du Conseil d’Administration par courriel avec accusé de réception ou par courrier recommandé au moins un mois avant sa tenue.

La convocation spécifie l’ordre du jour avec le détail des résolutions qui seront soumises au vote.

Les décisions sont prises sans condition de quorum.

Chaque adhérent à jour de cotisation peut voter soit par courrier, par votre électronique ou par dépôt dans l’urne le jour de l’Assemblée Générale.

Un adhérent peut donner pouvoir à un autre adhérent en vue de voter à l’Assemblée Générale. Chaque adhérent ne peut être porteur que d’un seul et unique pouvoir.

4.2 – Assemblée Générale Extraordinaire

L’assemblée générale extraordinaire est convoquée par le Président du Conseil d’Administration par courriel avec accusé de réception ou par courrier recommandé au moins un mois avant sa tenue.

La convocation spécifie l’ordre du jour avec le détail des résolutions qui seront soumises au vote.

Les décisions sont prises sous condition de quorum égal à 30% de membres présents ou représentés.
Chaque adhérent à jour de cotisation peut voter soit par courrier, par votre électronique ou par dépôt dans l’urne le jour de l’Assemblée Générale.

Un adhérent peut donner pouvoir à un autre adhérent en vue de voter à l’Assemblée Générale. Chaque adhérent ne peut être porteur que d’un seul et unique pouvoir.

Article 5 : Personnel de l’Association

5.1 – Directeur Général

Le Directeur Général est nommé par le Conseil d’Administration en conformité aux dispositions de l’article 11 des statuts.

Sa fonction peut être exercée à temps plein ou à temps partiel.

Dans le cadre de l’exercice de ses fonctions, le Directeur Général dispose d’une délégation permanente de signature jusqu’à un montant d’engagement de 5000,00 € (cinq mille euros) HT.

Au-delà de cette somme et jusqu’à 10 000 € (dix mille euros) HT, le directeur dispose également d’une délégation de signature mais doit obligatoirement en informer le Président par courriel avec accusé de réception ou par courrier recommandé avec accusé de réception. Au delà de 10 000 € (dix mille euros) HT, l’accord formel préalable du Président est nécessaire.

En cas de vacance du poste, le Président du Conseil d’Administration doit organiser un Conseil d’Administration à l’ordre du jour duquel sera portée la nomination d’un nouveau Directeur Général.

Si le poste demeure vacant à l’issue de ce Conseil d’Administration, le Conseil d’Administration désigne, en son sein, un Directeur Général par Intérim, lequel sera chargé de mettre à l’ordre du jour du prochain Conseil d’Administration la nomination du nouveau Directeur Général.

La durée maximale de l’Intérim est fixée à un exercice comptable.

Conformément à l’article 11.2 des statuts, la gestion du personnel est assumée par le Directeur Général.

Dans le respect de l’objet de l’Association et compte tenu des contributions personnelles du Directeur Général dans le fonctionnement administratif, technique et financier de l’association, les fonctions permanentes suivantes doivent être assurées :

- Administration, accueil et gestion matérielle de l’Association ;

- Support informatique permanent indispensable à la gestion du réseau informatique, du site Internet de l’Association, de la base de données et des accès à ces moyens par les membres actifs ;

- Réponse technique adaptée aux missions permanentes et ponctuelles de l’Association notamment quant à la prise en charge des questions techniques des membres actifs utilisateurs et à l’orientation de ceux-ci, le cas échéant, vers des plateformes technologiques et expérimentales adaptées ;

- Représentation auprès des adhérents et des institutions.

Ces fonctions devront être assurées en conformité avec l’objet de l’Association tel que défini en l’article 2 des statuts tant par des salariés et/ou des sous-traitants adaptés et/ou par la mise à disposition de personnel(s) par un ou des membres actifs associés.

Article 6 : Propriété Intellectuelle

L’association n’a pas pour objet d’intervenir dans le domaine de la propriété intellectuelle.

Article 7 : Confidentialité

De par son adhésion, chaque membre s’engage à ne pas diffuser tout ou partie des documents, images et, de manière générale, de l’information réservée aux adhérents sans accord préalable et écrit du Directeur Général.

Cette obligation de confidentialité est due pendant toute la durée de l’adhésion et perdure pendant 5 ans en suite de la perte de qualité de membre quel que soit le motif de cette perte.

Article 8 : Modification du règlement Intérieur

Si nécessaire, le présent Règlement Intérieur, en toutes ses dispositions, pourra être modifié sur proposition du Conseil d’Administration.

Les modifications entreront en vigueur dès leur approbation par l’Assemblée Générale, réunie en session extraordinaire, dans les modalités prévues par l’article 12.3 des statuts de l’Association.